1. Responsable del tratamiento
En cumplimiento del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), le informamos de que el responsable del tratamiento de sus datos personales es:
- Denominación social: KodeCoder
- Domicilio social: Apartado de Correos 2003, 08223, Terrassa (Barcelona), España
- Correo electrónico: info@kodecoder.com
- Sitio web: kodecoder.com
2. Datos personales que recopilamos
Dependiendo del uso que haga de nuestros servicios, podemos recopilar las siguientes categorías de datos:
2.1 Datos que usted nos proporciona directamente
- Datos de identificación: nombre, apellidos, empresa.
- Datos de contacto: dirección de correo electrónico, número de teléfono, país.
- Datos de la cuenta: credenciales de inicio de sesión (contraseña almacenada con encriptación ).
- Datos del proyecto: descripciones y requisitos que comparte durante el proceso de contratación.
- Comunicaciones: mensajes enviados a través del formulario de contacto o por correo electrónico.
2.2 Datos recopilados automáticamente
- Datos de navegación: dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo, páginas visitadas, duración de la sesión anónimamente.
- Registros de seguridad: cuando se producen varios intentos fallidos de inicio de sesión seguidos desde una misma dirección IP, registramos esa dirección IP y el navegador utilizado para poder detectar e investigar posibles ataques (fuerza bruta, bots). Este registro es interno y no se usa con fines de seguimiento o analítica. También anotamos la dirección IP, el país aproximado (deducido de la IP en nuestro propio servidor) y el motivo cuando se bloquea un intento automático de registro, y de forma resumida (con el correo parcialmente oculto) los intentos repetidos de registrar un correo que ya tiene cuenta. No guardamos lo que escribió quien hizo el intento.
- Registro de correos enviados: para saber si un correo llegó a salir (verificaciones, invitaciones, avisos), guardamos la dirección del destinatario, el tipo y el asunto del mensaje y su estado (pendiente, enviado o fallido) con las fechas. No guardamos el contenido del mensaje.
- Verificación anti-spam (reCAPTCHA): cuando un envío de formulario no supera la verificación de reCAPTCHA, registramos internamente el formulario afectado y el motivo (sin asociarlo a su nombre ni email) para detectar ataques de spam o fallos técnicos del propio sistema de verificación.
- Historial de accesos: cada vez que inicia sesión correctamente en su cuenta registramos la fecha y hora, la dirección IP, el país aproximado de esa conexión (deducido de la IP en nuestro propio servidor) y el navegador/dispositivo utilizado. Este historial nos permite detectar accesos sospechosos y se lo mostramos a usted mismo (fecha de su primer y último acceso) en su perfil; el personal autorizado puede consultarlo para dar soporte y seguridad de cuentas.
- Cookies y tecnologías similares: según se describe en nuestra Política de Cookies.
2.3 Datos de terceros (reseñas públicas de Google)
Si conecta su cuenta de Google Business Profile con nuestro panel de administración, importamos automáticamente las reseñas públicas que los usuarios de Google han dejado sobre KodeCoder, para mostrarlas en nuestro sitio web junto a las reseñas enviadas directamente a través de nuestro formulario. De cada reseña de Google podemos tratar: nombre público del autor, foto de perfil pública, valoración (estrellas) y texto de la reseña. Estos datos ya son públicos en Google en el momento en que se importan, y cada reseña importada permanece sin publicar en nuestro sitio hasta que un administrador la revisa y aprueba manualmente. Si usted es autor de una reseña y desea que la retiremos de nuestro sitio (con independencia de que siga visible en Google), puede solicitarlo escribiendo a hola@kodecoder.com.
2.4 Datos obtenidos por nuestro equipo comercial
Si ha hablado con alguien de nuestro equipo comercial (por teléfono, en una reunión, en un evento o porque otra persona le ha recomendado), podemos registrarle como posible cliente con los datos que nos facilitó en esa conversación: nombre, apellidos, empresa y, en su caso, NIF/CIF, email y teléfono, junto con las notas internas necesarias para preparar su presupuesto. Le informamos de ello en el primer correo que le enviamos (la confirmación de su solicitud), que indica el origen de los datos y cómo ejercer sus derechos.
Todas las solicitudes que nos haga con el mismo email se agrupan en su ficha de posible cliente (o de cliente, si ya lo es), para darle seguimiento sin pedirle los mismos datos de nuevo. Cada posible cliente solo es visible para el comercial que lo gestiona y para la administración.
2.5 Cuenta del área de cliente
Cuando acepta un presupuesto y pasa a ser cliente, le enviamos una invitación por email para crear su contraseña y acceder a su área de cliente. La cuenta solo se crea cuando usted acepta la invitación, en ese momento acepta nuestros términos y esta política, y puede elegir si desea recibir comunicaciones comerciales. También puede registrarse usted mismo; en ese caso la cuenta queda pendiente hasta que la aprobamos.
2.6 Firma electrónica de contratos y anexos
Si firma un contrato, un anexo o un acuerdo de revisión adicional desde su área de cliente, le enviamos un código de un solo uso a su email y, al firmar, guardamos como prueba de la firma: su nombre, el email verificado con el código, la fecha y la hora del envío, de la verificación y de la firma, la dirección IP, el navegador (user agent), la versión del texto firmado y la huella digital (SHA-256) del documento. Estos datos se incluyen en una página de evidencias al final del PDF firmado, del que le enviamos una copia. El código solo se guarda cifrado (hash) y deja de servir a los 10 minutos.
2.7 Códigos de referido
Si llega a nuestra web a través de un enlace o código de referido (por ejemplo, el de un comercial que le ha recomendado, o el de una campaña nuestra), o si escribe un código en el formulario de solicitud, registramos qué código se usó, cómo (enlace, escrito o asignado por nuestro equipo), por qué canal y cuándo, junto con la oferta que ese código le promete. Lo usamos para aplicar esa oferta a su primer proyecto, atribuir la solicitud al comercial o a la campaña que corresponda y calcular la comisión de nuestro equipo comercial.
Si el código es de un comercial, ese comercial recibe un aviso de que su solicitud ha llegado con su código y puede ver sus datos de contacto como el resto de su cartera. En la web, la referencia del enlace se guarda en su navegador solo hasta que envíe el formulario: en la pestaña mientras esté abierta y, solo si ha aceptado las cookies analíticas, durante 90 días. Puede borrarla en cualquier momento desde "Configurar cookies".
3. Finalidades del tratamiento y base jurídica
| Finalidad | Base jurídica |
|---|---|
| Gestión de la relación contractual (prestación de servicios) | Art. 6.1.b RGPD — ejecución de un contrato |
| Atención de consultas y formularios de contacto | Art. 6.1.b RGPD — medidas precontractuales |
| Gestión de posibles clientes y seguimiento de solicitudes de presupuesto (incluidos los contactos registrados por nuestro equipo comercial) | Art. 6.1.b RGPD — medidas precontractuales a petición del interesado; Art. 6.1.f RGPD — interés legítimo en atender contactos profesionales |
| Aplicar la oferta de un código de referido, atribuir la solicitud y calcular la comisión comercial | Art. 6.1.b RGPD — medidas precontractuales y ejecución de un contrato; Art. 6.1.f RGPD — interés legítimo en medir campañas y remunerar a nuestro equipo comercial |
| Invitación y gestión de la cuenta del área de cliente | Art. 6.1.b RGPD — ejecución de un contrato |
| Firma electrónica de contratos y anexos, y conservación de sus evidencias | Art. 6.1.b RGPD — ejecución de un contrato; Art. 6.1.f RGPD — interés legítimo en poder acreditar la firma ante una reclamación |
| Envío de comunicaciones comerciales (newsletter) | Art. 6.1.a RGPD — consentimiento expreso |
| Mejora y análisis del sitio web (cookies analíticas) | Art. 6.1.a RGPD — consentimiento |
| Publicidad y remarketing en Meta (cookies de marketing) | Art. 6.1.a RGPD — consentimiento |
| Cumplimiento de obligaciones legales y fiscales | Art. 6.1.c RGPD — obligación legal |
| Prevención del fraude y seguridad del servicio | Art. 6.1.f RGPD — interés legítimo |
| Mostrar reseñas públicas de Google sobre KodeCoder | Art. 6.1.f RGPD — interés legítimo (reputación pública ya divulgada por el propio interesado) |
4. Conservación de los datos
Conservamos sus datos personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las que fueron recogidos:
- Datos de clientes y proyectos: durante la vigencia de la relación contractual y, una vez finalizada, por los plazos legales aplicables (mínimo 5 años para obligaciones fiscales y mercantiles).
- Formularios de contacto (sin contrato): 2 años desde la última comunicación.
- Posibles clientes y solicitudes de presupuesto que no llegan a contrato: 2 años desde la última actividad; transcurrido ese plazo se eliminan automáticamente.
- Códigos de referido de una solicitud: se conservan con la solicitud o el posible cliente (mismos plazos); en un proyecto, el código y la oferta aplicada se conservan con el proyecto. En su navegador, la referencia se borra al enviar el formulario o, como máximo, a los 90 días (solo con cookies analíticas).
- Invitaciones al área de cliente: el enlace caduca a los 7 días; el registro de la invitación se elimina 90 días después de usarse, anularse o caducar.
- Datos de antiguos clientes: tras la baja se conservan bloqueados (art. 32 LOPDGDD) durante los plazos legales, solo a disposición de jueces, tribunales y administraciones públicas, y no se reutilizan con fines comerciales. Si vuelve a contratar con nosotros por iniciativa propia, podemos reactivar su ficha de cliente.
- Contratos firmados y sus evidencias de firma: mientras dure la relación contractual y, después, durante los plazos de prescripción de las acciones derivadas del contrato y los plazos legales (mínimo 6 años por obligaciones mercantiles). Los borradores y documentos anulados se conservan el mismo tiempo que el proyecto.
- Registros de consentimiento: mientras sea necesario para demostrar el cumplimiento normativo.
- Datos de navegación (logs): hasta 12 meses.
- Registros de seguridad: 90 días una vez resuelta la incidencia; máximo 12 meses si continúa abierta.
- Registro de correos enviados: 90 días.
- Historial de accesos: 12 meses desde cada inicio de sesión, tras los cuales se elimina automáticamente.
- Registros de auditoría de la plataforma (quién realizó qué acción en el sistema): la dirección IP y los datos del navegador se eliminan a los 12 meses; el registro se conserva 5 años para acreditar la seguridad y el cumplimiento de nuestras obligaciones.
- Cuentas de usuario dadas de baja: se conservan 30 días por si la baja fue un error y después se anonimizan de forma irreversible (se eliminan el nombre, el correo, las sesiones y el resto de datos de la cuenta).
- Newsletter: hasta que retire su consentimiento. Doce meses después de darse de baja, anonimizamos su correo y su nombre.
- Reseñas de Google: mientras la reseña siga publicada en su perfil de Google Business Profile y no se haya solicitado su retirada de nuestro sitio.
6. Transferencias internacionales de datos
Si algún proveedor de servicios está ubicado fuera del Espacio Económico Europeo (EEE), nos aseguramos de que la transferencia cuente con garantías adecuadas, como:
- Decisiones de adecuación de la Comisión Europea.
- Cláusulas contractuales tipo (CCT) aprobadas por la Comisión Europea.
7. Sus derechos
En virtud del RGPD, tiene derecho a:
- Acceso (art. 15): conocer si tratamos sus datos y obtener una copia.
- Rectificación (art. 16): corregir datos inexactos o incompletos.
- Supresión / «derecho al olvido» (art. 17): solicitar la eliminación de sus datos cuando ya no sean necesarios. Si no tenemos obligación legal de conservarlos, los anonimizamos de forma irreversible; si debemos conservarlos (por ejemplo, facturas de proyectos), quedan bloqueados hasta que venza el plazo legal y nunca se vuelven a activar.
- Limitación del tratamiento (art. 18): solicitar la suspensión del tratamiento en determinadas circunstancias.
- Portabilidad (art. 20): recibir sus datos en un formato estructurado y de uso común.
- Oposición (art. 21): oponerse al tratamiento basado en interés legítimo o con fines de marketing directo.
- Revocación del consentimiento: retirar en cualquier momento el consentimiento prestado, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento anterior.
Para ejercer cualquiera de estos derechos, envíe un correo a info@kodecoder.com con una copia de su documento de identidad. Responderemos en el plazo máximo de 30 días.
Si considera que el tratamiento de sus datos infringe la normativa, tiene derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) — www.aepd.es.
8. Seguridad de los datos
Aplicamos medidas técnicas y organizativas apropiadas para proteger sus datos contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o divulgación, incluyendo:
- Cifrado HTTPS/TLS en todas las comunicaciones.
- Contraseñas almacenadas con encriptación .
- Acceso restringido a los datos por parte del personal.
- Copias de seguridad periódicas y cifradas.
- Avisos de seguridad cuando se accede a su cuenta desde un país distinto al habitual.
Para esos avisos calculamos el país de la conexión en nuestro propio servidor, sin enviar su dirección IP a ningún tercero. Para ello usamos una base de datos de países de MaxMind.
This product includes GeoLite Data created by MaxMind, available from https://www.maxmind.com. (Este producto incluye datos de GeoLite creados por MaxMind, disponibles en https://www.maxmind.com).
9. Menores de edad
Nuestros servicios están dirigidos a empresas y profesionales. No recopilamos intencionadamente datos de menores de 14 años. Si tiene conocimiento de que un menor nos ha proporcionado datos sin el consentimiento de sus tutores, contáctenos para proceder a su eliminación.
10. Cambios en esta política
Podemos actualizar esta política para reflejar cambios normativos u operativos. Cuando realicemos cambios significativos, se lo comunicaremos a través del sitio web o por correo electrónico. La fecha de la última actualización siempre estará visible en el encabezado de este documento.
12. Google Analytics, Tag Manager y pruebas A/B
Google Analytics 4: utilizamos Google Analytics 4 (Google LLC) para medir el uso anónimo del sitio. Solo se activa si ha otorgado su consentimiento para cookies analíticas. Los datos se transfieren a Google LLC (EE. UU.) bajo Cláusulas Contractuales Tipo. La IP se anonimiza antes del almacenamiento. Más información: Política de privacidad de Google.
Google Tag Manager: utilizamos este gestor de etiquetas de Google para cargar herramientas de medición de forma centralizada. Solo se activa si ha otorgado su consentimiento para cookies analíticas o de marketing.
Pruebas A/B: asignamos aleatoriamente una variante de visualización (A o B) almacenada en el localStorage del navegador bajo la clave kc-ab. Esta información no contiene datos personales identificables, se utiliza únicamente para mejorar el diseño y la experiencia del sitio, y solo se activa con su consentimiento analítico.
Google Business Profile: como se explica en el punto 2.3, importamos periódicamente las reseñas públicas de nuestro perfil de Google Business Profile a través de la API oficial de Google (Google LLC). Esta conexión requiere autorización explícita de un administrador y solo trata datos que el autor de la reseña ya ha hecho públicos en Google.
Meta Pixel: utilizamos el píxel de Meta (Facebook/Instagram, Meta Platforms Ireland Ltd.) para medir la eficacia de nuestros anuncios y mostrarle anuncios relevantes en Facebook e Instagram. Solo se activa si ha otorgado su consentimiento para cookies de marketing. Más información: Política de privacidad de Meta.
13. Contacto
Para cualquier consulta relacionada con esta política o el tratamiento de sus datos:
- Correo electrónico: info@kodecoder.com
- Formulario web: Contacto